No me gusta nada desalentarme...aunque a veces ves el objetivo - o el reto - muy, muy lejano.Al principio del curso pensaba que el reto era un "ejercicio práctico" en el que iríamos volcando las habilidades adquiridas, vamos, pensaba que estaba haciendo un curso "tradicional"
Por eso propuse un reto que ahora, después de 4 semanas, veo que no es lo que se pretende en este curso.
Por eso, voy a contar mi pequeña experiencia en innovación, mientras me replanteo mi reto.
Parte de mi trabajo son las actividades que organizan los museos y conjuntos culturales que gestiona mi Dirección General. Son 23 instituciones en las 8 provincias de Andalucía (sin pinchas las puedes ver), y organizan más de 400 actividades al año. En la organización estamos implicados los Servicios Centrales y las Delegaciones Territoriales. Los museos enviaban su propuesta de actividad, mediante un oficio; en los Servicios Centrales (con copia a las Delegaciones, para que estuvieran informadas y también opinaran sobre la viabilidad de la propuesta) se estudiaba y aprobaba o no, se enviaba al centro un oficio con la resolución (negativa, positiva o positiva con alguna modificación sobre la propuesta inicial) con copia a la Delegación correspondietne. El museo preparaba la actividad y la difundía, a través del portal www.museosdeandalucia.es, la web insititucional de la Consejería, sus listas de correos, carteles, folletos....en fin, lo que se pudiera. Una vez realizada la actividad enviaba una memoria con el resultado de la misma a los Servicios Centrales, con copia a las Delegaciones Territoriales. Además, los museos y conjuntos cumplimetnan mensualmente la estadística de su centro, en la que, como no, se incluyen los participantes en estas actividades (puedes ver la publicación de estas estadísticas en este enlace para los museos y aquí para los conjuntos.
¡¡¡Ésto para más de 400 actividades al año!!!
| actividades de difusión en museos y conjuntos | |
| anualidad | número |
| 2012 | 480 |
| 2013 | 346 |
| 2014 | 417 |
| 2015 | 478 |
Hace 7 años, para simplificar el procedimiento de autorización de estas actividades, así como los trabajos que se realizaban, encargamos un sistema para que las unidades diesen de alta la actividad, los SSCC lo autorizáramos y se hicese una memoria final...es decir, decidimos "automatizar" el procedimiento habitual. Inicialmente lo pensamos como tramitador de expedientes, pero este sistema se ha convertido en mucho más.
Pues bien, gracias al impulso de varias personas y a la complicidad de nuestras jefas, logramos convertir este mero tramitador de expedientes en un sistema que nos facilitase la vida (aunque al principio muchos/as no lo veían así). Desde 2012 estamos trabajando con este sistema. A lo largo de 2012 y 2013 empezamos las pruebas y a incorporar los centros. Desde 2014 lo utilizamos a pleno rendimiento.
A través de este sistema, que se llama ACCUA (Actividades Culturales) las personas que dan de alta una actividad consiguen:
- el envío automático de la solicitud. La dirección del centro envía, firmada electrónicamente, la solicitud.
- una autorización por escrito y firmada por la Jefa de Servicio (se envía a portafirmas y se firma electrónicamente)
- difusión a las webs directa: portal de museos y Agenda de actividades
- carga en el sistema estadístico de la actividad para cumplimentar los datos
- elaboración automatizada de la memoria, que trae los datos estadísticos
- posiblidad de hacer informes muy variados (por fechas, tipologías de actividades, centros, etc.)
- acceso a la tramitación económica, de manera que se "trae" el expediente económico si se ha producido
- todos los actores implicados (técnicos/as de DT y SSCC, jefaturas de servicio de DT y SSCC, cualquier persona que tenga que trabajar con estos expedientes o actividades) pueden acceder desde cualquier lugar (estando autorizados) para "ver" el expediente o pedir algún tipo de información.
- que siempre se nombre de la misma manera, evitando duplicidades.
Hemos hecho varios cursos a través del IAAP para que todas y todos los compañeros conozcan el sistema, explicando también nociones de administración electrónica.Al principio nos costó mucho que nuestras/os compañeras/os comprendieran que esta innovación en nuestra forma de trabajo a la larga iba a ser beneficios ya que todos/as hacemos los mismos trámites y aunque las personas cambien de lugar de trabajo, éste no va a modificarse.
Esta es mi herramienta de trabajo diaria, y gracias a varias personas estamos continuamente mejorando este sistema.
Continuará....
No hay comentarios:
Publicar un comentario